出國留學如何進行檔案存放出國留學檔案該存放在哪里

2023-04-10 15:39:12 來源：中國教育在線

現(xiàn)在留學的學生越來越多，留學可以開闊眼界，也能學習不一樣的教育體制，而且國外名校眾多，教育水平也一流。下面小編就來和大家說說“出國留學如何進行檔案存放”這個問題

　　出國留學如何進行檔案存放

　　什么是檔案？

　　1、檔案的形成者。檔案是由官方機構、半官方機構、非官方機構以及一定的個人、家庭和家族形成的。

　　2、檔案來源于文件。檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。

　　檔案有什么用？

　　一般來說，以下情況下使用檔案：

　　1 .就業(yè)企事業(yè)單位，如國企或公務員。

　　2.各級技術職稱評定

　　3.有些城市需要定居。

　　4.退休

　　5.出國政審公證

　　總之，檔案有著不可替代的作用，大家都要重視。對于出國的當事人，要及時妥善的將檔案存放在特定的場所。

　　否則回國后你會發(fā)現(xiàn)自己是一個失業(yè)好幾年的人。而且如果保存不當，還會造成退回學歷的認證受阻，甚至變成“死檔”，無法轉(zhuǎn)移，非常麻煩。

　　檔案該存放在哪里？

　　1.學校

　　首先要明確的是，并不是所有的大學都支持檔案留校管理。只有部分學校允許學生在校內(nèi)保存檔案，基本上免費保存一到兩年。要交的材料看學校情況，流程要咨詢學校老師。

　　期滿后，如果你的檔案仍未被單位接收，那么你的檔案和戶口將被退回原地，學校不再出具就業(yè)報到證。

　　優(yōu)點：學校有一定的誠信度，由學校保管比較安全。而且處理起來會更方便。另外，也可以以應屆畢業(yè)生的身份參加公務員、事業(yè)單位的考試。

　　缺點：學校保存的檔案不能出具人事關系證明，檔案的工齡不能計算在他們在校期間。留學檔案空白（學校沒有資格填寫留學經(jīng)歷）。

　　2.戶籍所在地的人才市場

　　人才市場是正規(guī)的人事部門，有權保留檔案。已經(jīng)在戶籍所在地人才市場存儲檔案的學生，不需要轉(zhuǎn)移檔案。

　　流程可以查詢戶籍所在地人才市場電話，撥打咨詢。有些大學在畢業(yè)時，會根據(jù)學生提供的地址信息，將檔案轉(zhuǎn)發(fā)給學生戶籍所在地的人才市場或人力資源和社會保障局等相關部門。

　　優(yōu)點：手續(xù)簡單免費，正規(guī)部門可信度高。

　　缺點：像留校保管，留學期間檔案空白，工齡不算。此外，他們還將失去應屆畢業(yè)生的身份。

　　但一般來說，留學生回國后可以通過畢業(yè)證書證明自己是應屆畢業(yè)生和留學生的身份，所以留學生的優(yōu)惠待遇和福利基本都會得到。

　　3.留學服務中心

　　留學服務中心，簡稱“留服”，直屬教育部，是國內(nèi)唯一一家為留學人員提供服務的機構。該服務將記錄學生在國外和港澳學習的經(jīng)歷，并完善檔案員的檔案。

　　根據(jù)其官網(wǎng)顯示，留服主要為以下幾種留學生提供檔案管理服務：

　　1.國內(nèi)高中畢業(yè)后直接出國讀學位的留學生；

　　2.在國內(nèi)高校辦理退學手續(xù)后出國攻讀學位的留學人員；

　　3.國內(nèi)大學畢業(yè)直接出國讀學位的海外留學生（無工作經(jīng)驗）。

　　注：不接受地區(qū)派出的留學生、出國做博士后研究或訪問學者、在國（境）外大學修完課程的人員。

　　優(yōu)勢：留職除了提供免費的檔案保管服務，還可以提供海外學歷學位證書認證、國內(nèi)就業(yè)申報等一站式服務。在這個過程中，文件的歸檔和傳輸也非常方便。

　　缺點：覆蓋面小，教育部留學服務中心留學人員檔案只設置在北京，其他?。ㄊ校]有辦理留學人員檔案的分支機構。在線申請后，需要將文件郵寄到北京。

　　檔案存放流程：

　　存放在學?；蚴菓艏诘氐臋n案管理部門需視情況而定，具體手續(xù)及流程需要咨詢相關老師或是工作人員。而留學服務中心的存檔流程是通用固定的。

　　辦理流程：

　　辦理存檔手接憑”調(diào)擋通知單＂檔案轉(zhuǎn)至注冊及在機申請（所需材料）調(diào)檔留學人員檔案室

　　留服存檔辦理流程：

　　為方便留學人員辦理自費出國留學備案手續(xù)，自2018年4月9日起，首次辦理自費出國留學備案手續(xù)的人員，可選擇電子郵件方式申請，并將所需材料電子版發(fā)送至指定郵箱。

　　審批通過后，服務中心將通過快遞方式將“班次通知”和“人事檔案轉(zhuǎn)移協(xié)議原件寄送給備案申請人。申請人可憑“檔案移交通知書”到原住所地的檔案保管機構存檔，并將檔案送交服務中心。留學部分，檔案管理網(wǎng)上報名申請管理系統(tǒng)狀態(tài)應為“未受理”方可進入下一流程。

　　所有電子版材料壓縮后，壓縮包會將所有需要的電子版材料一次性發(fā)送到附件中。請給壓縮包起個名字“名字+ID號”。收到郵件后，在3-5個工作日內(nèi)進行審核受理，申報材料歸檔審核的人員可登錄檔案管理系統(tǒng)查看歸檔狀態(tài)?！班]寄文件轉(zhuǎn)移”和“人員的通知，順豐快遞，郵費預付。文件轉(zhuǎn)讓協(xié)議”如果快遞被拒，經(jīng)濟損失請自行承擔。檔案員持“移檔通知單”沿虛線至移檔通知單”底部復印件，貼于原檔案保管機構，移檔并送至密封檔案袋。

　　1.對于在線郵件申請，所有要求的材料只需提供電子版。請不要將紙質(zhì)材料送到中心，以免丟失或發(fā)生其他意外。

　　2.自費出國留學人員只能選擇現(xiàn)場或郵件申請方式中的一種，如郵件申請，“調(diào)班通知”和“人事檔案轉(zhuǎn)移協(xié)議”只能郵寄接收。

　　留服存檔在線申請所需材料：

　　1、通過電子郵件發(fā)送自費出國（境）備案申請表。

　　2.檔案員身份證正反面

　　3.護照個人照片頁

　　4.去留學地區(qū)有效期內(nèi)的學生簽證頁面。

　　5.國外院校錄取通知書（OFFER）。

　　6.對于已經(jīng)留學的讀者，除了上述國外院校的OFFER，還必須提交以下其中一項：

　?。?）在國外機構“學生證”；

　?。?）“學生證”無有效期的，請另提供國外機構出具的“學習”證明；

　　7.國內(nèi)高中畢業(yè)生應提供“份高中畢業(yè)證書（蓋章頁）”